琶洲展馆办理办展批文要求及程序

　　根据国家的有关规定，展览会的批准文件可通过以下程序办理报批手续：


组展单位资格审查

　　凡拟进入中国进出口商品交易会琶洲展馆办展的单位必须具备相应的办展资格、经验和实力，遵纪守法，服从管理，遵守公平竞争的市场原则；无采用虚假广告、攻击对手、擅自扩大招展内容等违规手段招展。


办理办展批文要求及程序

一、 国内展览会

　　1、凡属冠以"中国"、"全国"字样的全国性展览会要报国家行业主管部门审核批准。

　　2、凡属于省市地方性的展览会必须报经所在省、市的行业主管部门审核批准。

二、国际性展览会 对于展览面积在1000平方米以上的对外经济技术展览会，可按以下程序办理报批手续：

　　1、以广东省、广州市、深圳市政府名义主办的国际展览会、博览会等，由省政府上报国务院审批。

　　2、广东省对外贸易经济合作厅主办或广东省和广州市联合主办的涉及台湾地区厂商或机构参展的对外经济技术展览会，由广东省对外贸易经济合作厅或广州市外经贸委上报商务部审批。

　　3、广东省贸促会主办或广州市贸促会主办的对外经济技术展览会，由广东省贸促会或广州市贸促会上报中国国际贸易促进委员会审批。

　　4、广东省科学技术厅或广州市科委主办的以科研、技术交流研讨、高新技术及其产品为内容的展览会，由广东省科学技术厅或广州市科委上报国家科学技术部审批。

　　5、其他展览主办单位在广东省境内主办的对外经济技术展览会，报广东省对外贸易经济合作厅审批并报商务部备案。

　　6、境外（含港澳地区）展览企业主办来华展，可在中国境内以外商独资的形式设立公司或与中国境内以合资、合作形式设立外商投资会议展览公司，该公司在中国境内主办对外经济技术展览会，按国家规定办理批文。

7、外地主办机构来粤自办对外经济贸易展览会须经广东省对外贸易经济合作厅同意。外省主办机构来粤自办对外科技交流展览会须经广东省科学技术厅同意。

展览排期安排

一、 一般安排原则为"先外后内、先大后小"，外展、大展优先安排。
1、外展面积占使用展场总面积20%以上的国际展览优先安排。
2、使用展场总面积在30000M2以上的展览优先安排。
3、使用展场总面积在10000M2以下的展览需视展场安排情况进行安排。

二、对于同一类型、同一规模的国内展览，根据各展览办展单位的影响力、实力、信誉， 结合以往在广交会展馆（包括：中国出口商品流花路展馆和琶洲展馆）展馆办展情况，进行展期安排。

三、固定期展览及签订长期合同的展览优先安排：签订长期合同的展览需固定展期，且签约面积须在30000 M2 以上；

四、原则上安排同一主题材或有冲突主题材的展览的间隔期为三个月，但下述情况例外：
1、使用展场总面积在80000M2以上的特大型展览，一年内一般不另安排同一题材或有冲突题材的展览。
2、使用展场总面积为40000-80000M2的大型展览，一年内一般安排同一题材或有冲突题材的展览不超过两次 （含该展览）。

五、有下述情况者恕不安排展期：
1、展会办展单位曾严重违规进行招展及宣传，损坏广交会展馆形象，扰乱展览市场秩序。
2、展会办展单位办展水平不高，所办展览没有发展前景，办展规模停滞不前。
3、列入我展馆黑名单的展览办展单位所举办的展览。
4、使用展场总面积不超过6000M2的国内展览。

签订展场使用合同

展览办展单位提供相关资料经展场经营部销售科核查合格后，方能签订展览展场使用合同：
1、在签约前办展单位须提供合法的展览项目批文、主办单位营业执照等资料，并签订展场使用合同确认书，确认有关事项。
2、签约时办展单位和我中心（集团）的法定代表人有直接签署权，非法定代表人必须持有法人授权委托证明书，以合法代理人的身份签字；合同正本及附件共一式两份，双方在约尾处签字盖章，并加盖合同骑缝章。
3、领取所使用区域的展馆展场平面图及参展商、参观商报到点位置图。
4、领取《展场管理使用指引》以及有关指导性资料。


招展及办展规范要求

组展单位必须按合同规定的展览名称及内容对外招展、宣传及办展。
展览会招展书、宣传资料及展馆内外各横额、指示牌、广告牌及开幕背板上的展览名称必须与合同上的展览名称一致，且展品内容不得超出合同规定的范围。

招展书及宣传资料须于招展前交我方核查，接受我方监督。一经发现有下述情形之一时，我方有权解除合同或封场：
1、不按合同规定的展览会名称及展品内容对外招展及宣传，擅自更改展览名称及扩大招展范围；
2、未经我方书面确认，私自设立展览小题目对外招展及宣传；
3、采用虚假广告、攻击对手、诋毁他人或其他展览会等不公平手段对外招展及宣传；
4、未经我方书面确认，私自在展馆内设置与合同规定的展览会名称不同的展览小题目横额；
5、未经我方书面确认，在开幕式背板、展馆内设置的指示牌或广告牌上私自制作不同于合同规定的展览会名称；
此外，如组展单位未与我方签订《展场使用合同》需使用中国进出口商品交易会琶洲展馆名称，须事先征得我方书面同意。否则，我方将通过法律途径予以追究责任。

展览会治安报审

根据广州市人民政府第3号令《广州市公共场所大型临时性群体活动治安管理规定》规定：参加人数达1000以上的展览（销）会办展单位必须持主管部门批准文件及组织方案，在展览会进场前20天经广州市公安局海珠分局会展中心派出所出具初审意见后，向广州市公安局海珠分局治安科申报；
一、 报送的具体程序如下：
（一）报送的时间：展会进场前20天前
（二）初审部门：广州市公安局海珠分局会展中心派出所，联系电话：89130951
（三）报送的部门：广州市公安局海珠分局治安科 ，地址：广州市宝岗大道137号金龙
大厦二楼（海珠区政府旁）办证大厅，逢周二、周四上午办理
（四）须报送的资料（备两套）：
1、办展批文或工商局核发的商品展销会登记证复印件
2、展场使用合同复印件以及消防申请受理回执复印件
3、展会平面图及主办单位营业执照
4、展馆保安部出具的展览会雇请保安数量的证明
5、关于举办临时性展览（销）会的申报报告 *函头：广州市公安局海珠分局并广
州市公安局 *内容：·主（承）办单位名称、展览（销）会名称、办展具体时
间、使用展场的馆号、楼层、面积、展位数量、展品范围 ·展会拟邀请的中
央、部级、省、市领导、相关部门领导及知名人士 ·到会记者人数 ·展会配
备工作人员人数 ·展会保安员人数 ·展会安全保卫措施
6、广州市大型临时性群众活动申请表
二、审批的具体程序： 海珠分局治安科在接到主办单位书面申请后，根据维护治安、交通秩
序需要，在一星期内作出许可或不许可的决定，并发出决定通知书。 逾期未作出决定
的，视为许可。
三、其它有关规定：
1、公安部门根据展览（销）会的具体情况派出警力，以确保展览（销）会的安全。
2、办展单位应为公安部门的现场办公提供一切便利


提交展位装搭图纸

办展单位请在展会进场前20向展场经营部统筹科提交展位装搭图纸、楣板文字资料及展位配置资料，及相关资料。
1、展场经营部统筹科负责统筹展会进场后的所有现场服务事务。国内展区的标准展位由中国对外贸易中心（集团）展会服务部（以下简称"服务部"）负责搭建。此装搭时间应计入办展单位的租场时间。
2、特装展位的施工由办展单位指定的有资质的施工单位承担。办展单位须于展会进场前3个月知会展场经营部统筹科，以便对施工单位进行资格审查。并请提交特装展位平面图、立面图、电气结线图及装修使用材料说明等。
3、办展单位请在提交的展位平面图上标明不需服务部搭建的范围以及特装展位的用电负荷、水管装接等，以便双方确认展场施工管理费及有关水电费用。
4、我展馆提供的展场展位搭建图（或展馆平面尺寸图）仅供参考，须精确定位的特装施工请应以现场测量数据为准。
5、展场经营部销售科会及时将展馆硬件设施的任何变动及时知会各办展单位；并请各办展单位积极向我方咨询相关信息，特别请在开幕前2个月向我方确认所有硬件设施状况。

开幕式及进场前准备工作

一、开幕式方案
办展单位须于展览会进场前一个月向展场经营部统筹科提供开幕式方案，具体协商确定开幕式时间、开幕式背板（门楼）设置位置、开幕式横额悬挂位置、开幕式扩音设备以及展会报到点的具体位置及 大小、展会导向标志的设置等安排。

二、中央、各部委、省、市领导及名人到会
如有中央、各部委、省、市领导或名人出席开幕式或参观展览，须于开幕前7天书面通知展场经营部统筹科及中国对外贸易中心（集团）保卫处并征得保卫处书面同意和协助，否则，由此而引起的一切后果由展单位或邀请方承担，中国对外贸易中心（集团）不负任何责任。

三、制作临时广告
办展单位如需在室外广场及其他公共区域设置包括空飘汽球、彩旗、充气拱门等在内的一切临时广告，须征得展场经营部统筹科书面同意并服从安排，按规定交纳管理费用。

上述广告品的制作，可与广州交易会广告有限公司联系.
广州交易会广告有限公司联系方式如下：
电话：020-26081773 , 26081753 传真：020-86666937、86665866

布展及撤展安排

一、办展单位应事先与展场经营部统筹科协调确定展会的进场、撤场路线及车辆进出场安排、停放。上述行为要保证不会干扰或损害展馆内其他展会的正常举办。
二、珠江散步道作为展馆的公共区域，只允许人员进出，货物不得进出。所有展品各展厅进货门口及客梯上落、进出。


办理各种手续时间一览表

项目	办理时间
营业执照、办展批文	签订合同之前
主办、承办、合办、支持、赞助等单位同意挂名的书面确认	签订合同之前
展销会工商登记证	招展之前
增租、退租、变更场地	展览会进场前二十天前
治安报审	展览会进场前二十天前
提交展位装搭图纸	展览会进场前二十天前
展览会消防审批	展览会进场前二十天前
开幕式安排	展览会进场前一个月前

办理《展销会工商登记证》

　　办展单位必须具有合法的经营资格，其经营活动必须符合国家法律、法规、规章，并依法向工商部门申请办理登记，取得工商部门核发的《商品展销会登记证》，提交报展场经营部销售科核查确认，方可举办展览会。未经登记，根据国家颁布的《商品展销会管理办法》，一律不得举办展览会。广交会展馆场地隶属广东省工商行政管理局直属分局管理，该局要求在广交会展馆举办的所有展览（销）会都必须前往该局办理工商登记手续。

附通知如下：
《关于举办商品展销会须办理工商登记的通知》
各展销会举办单位：
根据国家工商行政管理局关于《商品展销会管理办法》和省政府关于市场分级管理的规定，凡是省属企业或进入"交易会展览馆"的企业，举办展销会活动，包括交流会、博览会、展示会、订货会、活动节等各种形式的商品交易会，均须在广告和招商前到省工商行政管理局申请登记。冠以"广东""南方"名称的展销会，也须向省工商行政管理局申请审批。否则，将依据《办法》规定予以处罚。
经办工商所地址：广州市天河区马场路1号珠江新城海滨花园S4栋弦浪轩二楼
联系电话：38208452

广东省工商行政管理局 直属分局 广贸工商所
二OO二年十二月一日